Emil Ruciński: Jak zacząć e-mail?

Chyba każdy użytkownik internetu miał kiedyś sytuację, w której musiał wysłać wiadomość e-mail (dalej zwaną przeze mnie także listem) do osoby zajmującej wyższe stanowisko, starszej czy bliżej nam nieznanej. Już na samym początku pojawia się problem: Jak zacząć? Witam, Dzień dobry? A może jeszcze jakoś inaczej?

Bardzo często można się spotkać w mailach z nagłówkiem typu: Witam! Sam kiedyś tak rozpoczynałem maile, sądząc, że tak jest najbezpieczniej. Trzeba jednak zaznaczyć, że tego typu zwroty (oprócz Witam jest jeszcze, rzadziej używany, zwrot Dzień dobry) nie są zgodne z polskimi zwyczajami prowadzenia korespondencji. Takie nagłówki budzą wiele wątpliwości i wprowadzają dystans do komunikacji.

Dzień dobry powiemy (właśnie powiemy, a nie napiszemy) raczej do kogoś, kogo widzimy i komu chcemy przekazać, że jest dla nas kimś ważnym, wartym zauważenia. A jeżeli chodzi o nieszczęsne Witam, to może je wypowiedzieć osoba starsza do młodszej, wyżej usytuowana do niżej usytuowanej, czyli np. przełożony do podwładnego czy wykładowca do studenta – nie odwrotnie! Witam można powiedzieć również w sytuacji, kiedy jesteśmy gospodarzami lub pełnimy rolę gospodarza. W korespondencji mailowej zaleca się więc niestosowanie tego typu zwrotów.

Jak należy rozpocząć nasz list? Wszystko zależy od tego, do kogo piszemy:

  1. Jeżeli list jest prywatny (adresatem jest nasz znajomy), to możemy rozpocząć, używając zwrotu: Cześć lub imienia w wołaczu, np. Kasiu, Pawle, Tomku itd.
  2. Jeżeli list jest oficjalny (adresatem jest np. pan, którego nie znamy, lub pani wykładowca), to zaleca się stosowanie takich nagłówków: Szanowny Panie, Szanowna Pani Doktor, Drogi Wujku itd.
  3. Jeżeli list piszemy do dobrego znajomego lub jeżeli jest to kolejny z serii listów, które wymieniamy z daną osobą, to można nagłówek pominąć i od razu przejść do rzeczy.

Te zasady z pewnością pomogą nam obejść się bez niepotrzebnych zgrzytów w komunikacji internetowej. Warto więc je zapamiętać.

Ten wpis został opublikowany w kategorii Językowe dylematy i oznaczony tagami , , . Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

40 odpowiedzi na „Emil Ruciński: Jak zacząć e-mail?

  1. Anita pisze:

    Jak zwrócić się w wypadku, gdy płeć jest nam nieznana, np. kierując email do instytucji, firmy itp?

  2. Paweł Pomianek pisze:

    Oficjalną, a jednocześnie neutralną formą będzie na pewno Szanowni Państwo.

    Ta forma jest odpowiednia, jeśli zwracamy się w pierwszym mailu do instytucji czy firmy. Nie mamy bowiem obowiązku wiedzieć, do jakiej konkretnie osoby e-mail trafi, kto nam odpisze albo czy jest to firma jednoosobowa. Po odpowiedzi ze strony instytucji, korespondujemy już dalej z osobą, która odpisała, korzystając z liczby pojedynczej.

  3. Łukasz pisze:

    Jak zwrócić się do np. koła naukowego studentów, którzy są praktycznie rówieśnikami i jak kontynuować taką korespondencję, gdy już odpiszą i mamy więcej pytań?
    Dla przykładu :
    - pierwszy email – treść – zapytanie o działalność koła
    - drugi email – treść – czy można dołączyć do grupy
    -trzeciu email – treść – kiedy odbywają się spotkania

    To jest niby prosta sytuacja, ale stwarza pewien kłopot.

    Pozdrawiam serdecznie,
    Ł

    • Łukaszu,

      takiego maila można zacząć np. zwrotem: „Szanowni Koledzy,…”, ewentualnie „Szanowne Koleżanki, Szanowni Koledzy,…”

      A jeżeli chodzi o drugą część pytania, czyli jak kontynuować korespondencję, gdy już odpiszą, to odpowiem, korzystając z własnych doświadczeń. Ja stosuję taki system: Gdy piszę pierwszego maila, to oczywiście rozpoczynam go właśnie takim zwrotem („Szanowny Panie”, „Cześć”, „Szanowni Koledzy” itp.), który jest zależny od tego, do kogo piszę. A w następnych mailach z tą osobą, jeżeli odpowiedź przyszła dość szybko, nie stosuję już tego zwrotu, tylko od razu przechodzę do rzeczy.

      Jeżeli np. odpowiedź przyszła na drugi dzień lub później, to wtedy znowu raz korzystam z tego zwrotu grzecznościowego, by w kolejnych mailach pisać już bez nagłówka.

      Traktuję to trochę jak przywitanie się z kimś na żywo – z kolegą przywitamy się raczej tylko raz w ciągu dnia, mówiąc „Cześć!”, tak samo z sąsiadką, mówiąc „Dzień dobry!”.

      • Adam pisze:

        Szanowny Panie Emilu,
        mam pytanie, które pojawiło się przy okazji.
        Czy biernik wyrazu ,,mail”, którego Pan używajest oficjalną odmianą przyjętą przez językoznawców?
        Osobiście bardzo razi mnie traktowanie maila, czy SMSa jak czegoś żywego – ja używam tylko i wyłącznie formy nieżywotnej biernika w odniesieniu do tych wyrazów (piszę ten e-mail, wysyłam ten SMS). Dlatego napisałbym raczej ,,taki mail” oraz zacząłbym ,,pierwszy mail” – tak jak też np. obejrzał ten film

        • Szanowny Panie Adamie,

          „Wielki słownik poprawnej polszczyzny PWN” rzeczywiście podaje jako lepszą formę „e-mail” w bierniku, jednak dopowiada, że w bierniku możliwa jest też potoczna forma „e-maila”. :)

          Pozdrawiam,
          ER

  4. Pingback: O wypowiedziach na forum i interpunkcji | Językowe dylematy

  5. klaudia pisze:

    jak napisać e-maila po Angielsku na temat ( pobytu na kursie angielskiego ze mi sie podobało i ze przesyłam zdjecia Jak zacząć

    • Paweł Pomianek pisze:

      Pani Klaudio,

      przepraszam, że nie odpowiedziałem na Pani komentarz zaraz po opublikowaniu, ale my tu po prostu o języku polskim wyłącznie rozprawiamy.

      Pozdrawiam!

  6. Piotr Nowak pisze:

    Szanowny Panie,

    zastanawiała mnie kwestia interpunkcji. Czy w zwrotach w rodzaju „cześć + wołacz” pomijamy jeden z przecinków? Która wersja jest prawidłowa:
    a) Cześć, Wojtku,
    b) Cześć, Wojtku
    c) Cześć Wojtku,

    Oczywiście pisać możemy też z wykrzyknikiem na końcu, ale wtedy sytuacja jest jasna („Cześć, Wojtku!).

    Jeszcze drobna uwaga, choć być może przedpiszący są tego świadomi: Szanowny Panie Emilu także jest formą wymagającą pewnej zażyłości, gdyż w jej skład wchodzi imię. Forma oficjalna to „Szanowny Panie,”.

    • Piotr Nowak pisze:

      Z góry dziękuję za odpowiedź
      Piotr Nowak

      PS Po podrowieniach nie stawiamy przecinka, czy tak?
      a)”Z góry dziękuję za odpowiedź,
      Piotr Nowak”
      b) „Z góry dziękuję za odpowiedź
      Piotr Nowak”

      • Panie Piotrze,

        przy nagłówku „Cześć + wołacz” ja bym zastosował wykrzyknik. Byłoby więc np.: „Cześć, Adamie!”.

        A jeżeli chodzi o przecinek w pozdrowieniu kończącym np. mail, to powołam się na prof. Mirosława Bańkę (http://poradnia.pwn.pl/lista.php?id=11661), który stwierdził, że: „Listy elektroniczne pod tym względem nie różnią się od tradycyjnych: w zasadzie przecinka po formule kończącej list (a przed podpisem) być nie powinno. Wiele osób (w tym niżej podpisany) czuje potrzebę umieszczenia tam jakiegoś znaku – nie tylko dlatego, że w tym miejscu w głośnym czytaniu uczynilibyśmy pauzę, ale także dlatego, że jakiś znak wymagany jest tam ze względów składniowych”.

        Szczerze mówiąc, ja też umieszczam tam przecinek… :)

  7. Maria pisze:

    Jak zacząć pół-oficjalny list? Do kogoś starszego, grzecznie, ale nie za bardzo oficjalnie?

  8. Ola pisze:

    Bardzo proszę o odpowiedź bo mam dylemat. Jak się zwrócić w mailu do swojej lektorki z kursu języka, z którą jesteśmy po imieniu, ale nie znamy się prywatnie. Mam napisać maila z odpowiedziami do zadań z kursu. Mogę zacząć tak: Aniu, w związku z pracą domową zadaną w piątek przesyłam odpowiedzi…..

    • Paweł Pomianek pisze:

      Skoro są Panie po imieniu, to nie widzę, problemu, by zacząć od imienia. By zdanie było bardziej zgrabne, sformułowałbym je następująco:

      Aniu,

      przesyłam odpowiedzi na pytania zadane w piątek w ramach pracy domowej…

      • Ola pisze:

        Faktycznie tak jest dużo lepiej. Jestem pod wrażeniem, że tak szybko odpisał mi Pan na moje pytanie. Bardzo dziękuje.

        • Paweł Pomianek pisze:

          Ostatnio mam bardzo dużo pracy i bardzo mało czasu wolnego. Muszę odpisywać od ręki, bo jeśli tego nie zrobię, później po prostu przysłonią mi kwestię odpowiedzi sprawy priorytetowe. I zapomnę :-).

          Pozdrawiam!

  9. Marta Jonek pisze:

    Czy po „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo” dajemy przecinek i kolejne zdanie rozpoczynamy małą literą?

    np. Szanowna Pani,
    w nawiązaniu do rozmowy…

    Czy po takim zwrocie można zastosować wykrzyknik i następne zdanie rozpocząć wielką literą?

    Czy ta sama zasada dotyczy listów tradycyjnych, wysyłanych pocztą?

    • Paweł Pomianek pisze:

      Szanowna Pani,

      najkrócej mówiąc, rozwiązanie, jakie podała Pani w przykładzie, jest optymalne.

      Co do wykrzyknika, językoznawcy zdecydowanie odradzają jego używanie, ponieważ zdanie wyglądałoby na zbyt emocjonalne, a przecież zwrotu Szanowna Pani używamy, pisząc do kogoś, z kim jesteśmy w relacji oficjalnej.

      Listów tradycyjnych dotyczy ta sama zasada.

  10. krecik pisze:

    Szanowny Panie + imię to jest zwrot oksymoron. Albo dystans (szanowny) albo zażyłość (imię).

    • Paweł Pomianek pisze:

      W każdym razie jest to mocno problematyczne. Niektórzy językoznawcy to krytykują, inni zdają się akceptować. Ja osobiście tego nie lubię i nie polecam, kolega Tomek Powyszyński (vel. Emil Ruciński) – przeciwnie.

      PS Dla porządku dobrze byłoby komentować w odpowiedzi na komentarz, do którego się Pan odnosi.

  11. G. pisze:

    Mam pytanie, muszę wysłać maila do wielu osób z informacją o produkcie, niestety nie wiem czy to kobieta czy mężczyzna,ale jednak osoba pojedyncza , nie firma.W angielskim jest zwrot ” Dear Sir or Madam ” a w Polsce?
    Pozdrawiam

    • Paweł Pomianek pisze:

      Zawsze można założyć, że ktoś jest reprezentantem czegoś większego o siebie (na przykład własnej firmy). Wtedy uzasadnione jest użycie zwrotu Szanowni Państwo. Wydaje się, że można by też zastosować zwrot podobny do angielskiego: Szanowny Panie, Szanowna Pani.

  12. lulo pisze:

    Panie Pawle,

    mam pilne pytanie, gdyż nie wiem jak zwracać się do osoby opiekującej się mną na praktykach (około 30-stki), z którą przeszłam na „Ty” (o co osoba poprosiła mnie mailowo), a następnego maila napisała mi nie cześć ani hej, a dość bezosobowe Witaj Moniko – w tym momencie mam problem, gdyż dzień dobry zradza dystans, hej i cześć wydają się zbyt kolokwialne. Muszę przyznać że odpisałam już na maila używając zwrotu Witam serdecznie, mając nadzieję, że dystans pomiędzy pracodawcą w trakcie koresondencji wyniknie ze strony przełożonego. Czy użycie tego zwrotu było dużym nietaktem? Będę wdzięczna za poradę, dziękuję.

    • Paweł Pomianek pisze:

      Wielkiego nietaktu raczej nie było. Witam serdecznie uznaje się obecnie za dość neutralne i wiele osób lubi z tego korzystać. Aczkolwiek, jak już nieraz tutaj pisaliśmy, teoretycznie jest to forma nietaktowana. Myślę, że trochę przestraszyła się Pani tego Witaj Moniko, a to ładne określenie, na pewno nie aż tak oficjalne. Skoro przeszliście na ty, najlepiej byłoby odpisać w tej samej formie Witaj Piotrze (czy jakie tam imię ma człowiek) lub Dzień dobry, Piotrze – nie ma się co bać tego Dzień dobry, to nie jest aż tak oficjalne.

  13. kasiaa pisze:

    A w sytuacji, gdy znam imię i nazwisko osoby, do której piszę list oficjalny (urzędnik, namiar znalazłam na stronie internetowej ministerstwa) to jak wtedy się zwaracać? Szanowny Panie Janie Nowak? Szanowny Panie Nowak? Brzmi to trochę niezręcznie, nie wiem jak z tego wybrnąć. Za pomoc z góry dzięuję!

    • Paweł Pomianek pisze:

      Nie, nie, absolutnie :-). Proszę się zwracać normalnie, tzn. Szanowny Panie. Gdy doda Pani imię lub nazwisko, forma zrobi się niegrzeczna. Natomiast tam, gdzie pisze Pani adresata pisma, proszę wpisać: Szanowny Pan Jan Nowak czy np. Szanowny Pan Burmistrz Jan Nowak.

  14. Maria pisze:

    Szanowny Panie
    Mam do wysłania e-mail, w którym informuję, że sprzęt zakupiony w sklepie internetowym uległ awarii. Powinnam wyjaśnić co się stało i powołać się na gwarancję. Czy w nagłówku, podobnie jak w pismach urzędowych powinnam umieścić nazwę i adres firmy, do której kieruję e-mail? Nie wiem jak powinien wyglądać tego rodzaju e-mail. Bardzo proszę o pomoc!
    Pozdrawiam
    M. Adach

  15. Wit pisze:

    Jak rozpocząć oficjalnego e-maila do Prezesa firmy w której pracuje ?

    Pozdrawiam

  16. Bartek pisze:

    Dzień dobry!

    Mam problem jak zacząć e-mail, który wysyłam na adres instytucji, w której pracuje wiele osób, a chcę, żeby trafił on do konkretnej osoby, jednak nie znam adresu tej konkretnej osoby. Pocztę prawdopodobnie odbierze inna osoba, istnieje możliwość, że odbiera więcej osób i ewentualnie odeślą go do właściwego adresata. O adresacie wiem tylko tyle, że istnieje i że to on powinien się zająć moją sprawą. Sytuacja jest taka, że maile „bezosobowe”, wysłane na adres urzędu, pozostały bez odpowiedzi. Nie chcę, żeby kolejne maile ugrzęzły w machinie biurokracji, więc zdecydowałem zwrócić się do konkretnej osoby.

    Zatem mail wysyłany jest na adres: bardzowaznyurzad@urzad.pl, a chciałbym, żeby trafił do Jana Kowalskiego. Temat to „Jakaś bardzo ważna sprawa”

    Jak to rozwiązać? Czy informację o konkretnej osobie dopisać do tematu maila, czy może w treści maila na samym początku?

    Ja bym zrobił to tak, że nic nie dopisuję do tematu (bo już jest długi i wyjdzie bardzo długi), a treść zacząłbym następująco:

    Sz.P. Jan Kowalski
    Dzień dobry!

    I dalsza treść z moją sprawą.

    To moje rozwiązania a jakie byłoby poprawne?

    Pozdrawiam

    • Paweł Pomianek pisze:

      Dzień dobry.
      Nie wydaje mi się, by Pański problem można było zakwalifikować do problemów językowych. Nie zajmujemy się kwestiami dotyczącymi tego, jak napisać maila, żeby ktoś po otwarciu przesłał go do odpowiedniej osoby ;-). Jeśli mail w pierwszej kolejności trafia do kogoś innego, można na początku napisać na przykład:

      Szanowni Państwo,
      bardzo proszę o przesłanie poniższej wiadomości do osoby NN.

      • Bartek pisze:

        Dziękuję za odpowiedź, najprostsze rozwiązania są najlepsze.

        Zdecydowałem się zapytać w tym miejscu, bo spora część artykułu oraz dyskusji pod nim wykracza poza problemy czysto językowe. Wszak zwrot na początku maila:

        Do stu piorunów, Psubraty!

        pod względem czysto językowym jest chyba całkiem poprawny a mimo tego raczej nie znalazłby się na szczycie listy najbardziej polecanych przy każdej okazji ;-)

  17. Krzysztof pisze:

    Panie Pawle,
    koresponduję często poprzez e-maile z Zarządcą Nieruchomości – moim zleceniodawcą. Relacje mamy półoficjalne. Ze wspólnej skrzynki korzysta kilka osób, zarówno panie, jak i panowie. Zwykle używam zwrotów „Witam serdecznie”, „Dzień dobry” lub „Witam”. Jakich innych zwrotów o podobnym zabarwieniu mogę użyć, by moją korespondencję trochę urozmaicić?
    Pozdrawiam,
    Krzysztof

    • Paweł Pomianek pisze:

      Jak Pan już wie, formy Witam czy Witam serdecznie to formy niegrzeczne, choć powszechnie używane, chyba że Pan jest niejako gospodarzem skrzynki i ma Pan do czynienia z osobami o niższym statusie od siebie. (Analogicznie: Witam serdecznie wszystkich przybyłych na nasze spotkanie). Jeśli chodzi o urozmaicenie dla formy Dzień dobry czy Dobry wieczór (w zależności od pory dnia) – to można by się zastanowić, w którą stronę należy pójść. Można pisać niekiedy albo Szanowni Państwo, albo Cześć lub Witajcie kochani ;-) (zależy od tego, w jakiej relacji jesteście). Jeśli jest to kontynuacja korespondencji, najlepiej jest pominąć powitanie i po prostu od razu przejść do rzeczy.

  18. Alina pisze:

    Jeżeli piszemy z koleżanką(Anią ) e-maila do koordynatora ,ale to ja piszę ,a ona tak samo zna sprawę to jak się podpisuję ? Pozdrawiam Ania i Alina -moje jako osoby pierwsze imię czy ostatnie ?
    Pozdrawiam,
    ALina

    • Paweł Pomianek pisze:

      Szczerze mówiąc, nie wydaje mi się, by na tę okazję istniały jakieś osobne przepisy językowe. To raczej kwestia etykiety. Moim zdaniem najistotniejsze jest to, by z jednej strony było jasne, kto jest rzeczywistym autorem maila, jeśli to ma w danym kontekście jakieś znaczenie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>